ایک پی سی ڈی کے بطور ایکسل شیٹ کو کیسے بچایا جائے
ایکسل اسپریڈشیٹ کو بطور پی ڈی ایف محفوظ کرنا پریشان کن ہوسکتا ہے ، اور ختم شدہ فائل اکثر اس سے مختلف نظر آتی ہے کہ ہم اسے کس طرح پیش کرنا چاہتے ہیں۔ پڑھنے کے قابل صاف پی ڈی ایف فائل کی حیثیت سے کسی شیٹ کو محفوظ کرنے کا طریقہ یہاں ہے۔
PDF فائلوں کے بطور ایکسل فائلیں
بہت سارے منظرنامے ہوتے ہیں جب آپ کسی اسپریڈشیٹ کی بجائے کسی ایکسل دستاویز کو پی ڈی ایف فائل کے طور پر محفوظ کرنا چاہتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی بڑی شیٹ کا صرف ایک مخصوص حصہ بھیجنا چاہتے ہیں ، یا آپ نہیں چاہتے ہیں کہ یہ قابل ترمیم ہو۔ تاہم ، ایکسل فائل کو پی ڈی ایف میں تبدیل کرنا کچھ مشکل ہوسکتا ہے۔
ہم اکثر ایکسل اسپریڈشیٹ کو سرحدوں ، صفحات اور حاشیوں والی دستاویزات کے طور پر نہیں سوچتے ہیں۔ تاہم ، جب ان فائلوں کو پی ڈی ایف دستاویزات میں تبدیل کرنے کی بات آتی ہے جو پڑھ ، چھاپ سکتے ہیں یا دوسروں میں تقسیم کی جاسکتی ہیں تو ، یہ ایسی چیز ہے جس کے بارے میں آپ کو شعور رکھنا چاہئے۔ آپ کی فائل پڑھنے کے قابل اور قابل فہم ہونی چاہئے ، دوسرے صفحات یا سیل سائز میں بے ترتیب آوارہ کالموں کے بغیر جو پڑھنے میں بہت کم ہیں۔
یہاں یہ ہے کہ آپ اپنی اسپریڈشیٹ کو ایک قابل پیش اور پرنٹ ایبل پی ڈی ایف دستاویز میں تبدیل کریں۔
صفحہ ترتیب دے رہا ہے
اگر آپ آفس 2008 یا اس کے بعد کا استعمال کررہے ہیں تو ، صفحہ لے آؤٹ ٹیب پر جائیں۔ یہاں ، آپ کو صفحہ سیٹ اپ سیکشن کے تحت کئی آپشنز گروپ کیے ہوئے نظر آئیں گے۔ پہلے تین یہ ہیں:
- حاشیے:کسی دستاویز کے کنارے اور پہلے سیل کے درمیان کتنا بڑا خالی جگہ ہے
- واقفیت:چاہے آپ چاہتے ہیں کہ آپ کی تیار شدہ فائل منظر نامے میں ہو یا پورٹریٹ میں
- سائز:آپ کی تیار شدہ دستاویز کا صفحہ سائز
یہ کام زیادہ تر ویسا ہی ہوتا ہے جیسے وہ ورڈ دستاویز میں کرتے ہیں ، لہذا انہیں اس بنیاد پر مرتب کریں کہ آپ اپنی تیار شدہ پی ڈی ایف کی طرح دکھائیں۔ نوٹ کریں کہ زیادہ تر ایکسل اسپریڈشیٹ پورٹریٹ کے بجائے زمین کی تزئین کی واقفیت میں زیادہ پڑھنے کے قابل ہوتی ہیں ، جب تک کہ آپ کے پاس بہت کم کالم نہ ہوں۔ چادریں جو پورٹریٹ میں محفوظ کی جاتی ہیں ان میں کالم ہوتے ہیں جو حتمی پرنٹ ایریا سے باہر آتے ہیں ، جو آپ کی دستاویز کو نیویگیٹ اور پڑھنے میں بہت مشکل بناسکتے ہیں۔
مزید برآں ، آپ اپنی آخری ترتیب میں ہیڈر اور فوٹر شامل کرسکتے ہیں۔ صفحہ سیٹ اپ سیکشن کے نیچے دائیں کونے والے تیر پر کلک کریں ، پھر ہیڈر / فوٹر ٹیب پر کلک کریں۔ آپ آفس کے تیار کردہ اختیارات میں سے ایک کو منتخب کرسکتے ہیں ، یا "اپنی مرضی کے مطابق بنائیں" خصوصیت کا استعمال کرکے اپنا کوئی ایک تشکیل دے سکتے ہیں۔
آپ کے پاس اپنے پرنٹ آؤٹ کا پس منظر تبدیل کرنے کا اختیار بھی ہے۔ ایسا کرنے کیلئے ، صفحہ سیٹ اپ میں پس منظر والے بٹن پر کلک کریں۔ آپ اپنے لیپ ٹاپ یا بادل سے ایک تصویر منتخب کرسکتے ہیں ، اور یہ تصویر آپ کے پورے شیٹ میں ٹائل ہوجائے گی۔
پرنٹ ایریا اور فٹنگ کی تعریف کرنا
اگلا ، آپ کو یہ طے کرنے کی ضرورت ہے کہ کون سا علاقے کو پی ڈی ایف میں تبدیل کیا جائے گا ، اسی طرح ہر صفحے پر کتنی قطاریں اور کالم ہوں گے۔
علاقے کی وضاحت کرنے کا پہلا طریقہ یہ ہے کہ آپ اپنے دستاویز میں جو سیل چاہتے ہیں ان کو منتخب کرنے کے لئے کلیک اور ڈریگ استعمال کریں۔ اس کے بعد ، صفحہ سیٹ اپ> پرنٹ ایریا> پرنٹ ایریا سیٹ کریں پر جائیں۔ اس سے پورے علاقے کے ارد گرد ایک پتلی گرے لکیر بن جائے گی جو پرنٹ ہوگی۔ جب آپ اپنا پی ڈی ایف بناتے ہیں تو ، اس علاقے سے باہر کی ہر چیز شامل نہیں ہوگی۔ آپ نیچے دائیں کونے والے تیر پر کلک کرکے اور شیٹس> پرنٹ ایریا پر جا کر سیلز کو دستی طور پر ان پٹ بھی کرسکتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ورڈ کی طرح ، آپ مختلف جدولوں کو الگ کرنے کے لئے صفحہ وقفے بھی تشکیل دے سکتے ہیں۔ یہ صفحہ وقفے افقی اور عمودی دونوں ہو سکتے ہیں۔ اس سیل پر جائیں جہاں آپ پیج بریک لگانا چاہتے ہیں ، ربن پر موجود "پیج لے آؤٹ" ٹیب پر کلک کریں اور پیج سیٹ اپ> پیج بریکس> پیج بریک ڈالیں کو منتخب کریں۔ یہ آپ کے موجودہ سیل کے دائیں اور بائیں طرف ایک وقفے پیدا کرے گا۔
ایک اور اہم کام کرنے کے لئے اسکیل ٹو فٹ آپشن کی وضاحت کرنا ہے۔ صفحہ سیٹ اپ کے دائیں طرف ، آپ کو تین اختیارات نظر آئیں گے: چوڑائی ، اونچائی ، اور اسکیل۔ چوڑائی اور اونچائی کے اختیارات آپ کو یہ طے کرنے کی اجازت دیتے ہیں کہ آپ کے ٹیبل کی قطاریں یا کالم کتنے صفحات پر نظر آئیں گے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کے پاس بہت ساری قطاریں ہیں لیکن صرف چند کالم ہیں تو ، چوڑائی کو ایک صفحے پر مقرر کرنا مثالی ہے۔ دوسری طرف ، اسکیل ، آپ کے پورے پرنٹ ایریا کی مجموعی طور پر بحالی کا تعین کرے گا۔
شیٹ کے اختیارات
آخری مینو جس پر آپ کو دھیان دینا چاہئے وہ ہے شیٹ آپشنز۔ یہ وہ ترتیبات ہیں جو آپ کی آخری طباعت شدہ شیٹ کی ظاہری شکل کو متاثر کرتی ہیں۔ شیٹ کے مکمل اختیارات تک رسائی حاصل کرنے کے لئے ، شیٹ آپشنز سیکشن کے نیچے بائیں کونے والے تیر پر کلک کریں۔
اس مینو میں آپ کر سکتے ہیں مختلف تخصیصات کا ایک جائزہ یہاں ہے:
- پرنٹ عنوانات:آپ شیٹ کی مخصوص قطاروں اور کالموں کو جگہ پر منجمد کرسکتے ہیں تاکہ وہ ہر صفحے پر نظر آئیں ، جیسے ہیڈر اور لیبل۔
- گرڈ لائنز: یہ آپ کو گرڈ لائنز دکھانا ہے یا نہیں ، اس کی اجازت دیتا ہے جو خلیوں کے درمیان لائنز ہیں جو اس وقت ظاہر ہوتی ہیں جب ان پر کوئی سرحد پینٹ نہیں ہوتی ہے۔
- عنوانات:اس سے آپ کو ایکسل اسپریڈشیٹ کے ایکس محور اور y- محور پر طے شدہ حروف تہجی (A، B، C) اور عددی (1، 2، 3) لیبل لگانے والی عنوانات کی نمائش کرنے کی اجازت ملتی ہے۔
- تبصرے ، نوٹ اور نقائص: یہ آخری دستاویز میں ایمبیڈڈ تبصرے ، نوٹ ، اور غلطی کی انتباہات کو دکھاتا ہے۔
- پرنٹ آرڈر:اس سے آپ کو یہ سیٹ کرنے دی جاتی ہے کہ آیا پہلے کسی دستاویز کو تیار کرنا ہے یا پہلے نیچے جانا ہے۔
اس مینو میں ، آپ پرنٹ پیش نظارہ اسکرین پر جا سکتے ہیں ، جہاں آپ کو اپنی آخری دستاویز کی جھلک مل سکتی ہے۔ آپ شارٹ کٹ Ctrl + P کے ساتھ اسکرین پر بھی جاسکتے ہیں۔
متعلقہ:ایکسل میں تبصروں کے ساتھ ایک ورک شیٹ پرنٹ کرنے کا طریقہ
پی ڈی ایف کے بطور محفوظ کرنا یا پرنٹنگ
آپ کی دستاویز کو صحیح طریقے سے فارمیٹ کیا گیا ہے اور اب بھی تیار ہیں ، آپ پی ڈی ایف بنانے کے دو طریقے ہیں۔
ایکسل میں فائل کو بطور پی ڈی ایف محفوظ کرنے کے ل As ، اسطور سے محفوظ کریں ڈائیلاگ کھولیں ، اور "بطور قسم محفوظ کریں" ڈراپ ڈاؤن مینو سے پی ڈی ایف منتخب کریں۔ متبادل کے طور پر ، آپ ایکس پی ایس / پی ڈی ایف میں ایکسپورٹ> ایکسپورٹ پر جا سکتے ہیں۔ یہاں سے ، آپ کے پاس کچھ اختیارات ہیں۔ آپ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ آیا معیاری یا کم سے کم کیلئے فائل کو بہتر بنانا ہے ، جو دستاویز کے حتمی معیار اور فائلائز کو متعین کرے گا۔ اس کے بعد آپ شائع کرنے کے لئے علاقے کا انتخاب کرنے کے لئے "اختیارات" پر کلک کرسکتے ہیں۔
- انتخاب:موجودہ خلیات جو آپ نے منتخب کیے ہیں
- فعال شیٹس:موجودہ شیٹ جس میں آپ داخل ہیں
- پوری ورک بک:موجودہ فائل میں موجود تمام ورک بکز جن پر آپ کام کر رہے ہیں
- ٹیبل:ایک وضاحتی جدول جو آپ نے مائیکرو سافٹ ایکسل کے ذریعے بنائی ہے
آپ پوری طرح سے ترتیب دیئے ہوئے پرنٹ ایریا کو نظر انداز کرنے کا بھی انتخاب کرسکتے ہیں۔
آپ فائل کو بطور پی ڈی ایف پرنٹ بھی کرسکتے ہیں۔ مائیکرو سافٹ کے پاس بلٹ میں پی ڈی ایف پرنٹر ہے جو مائیکروسافٹ پرنٹ ٹو پی ڈی ایف کہلاتا ہے جسے آپ پرنٹر ڈراپ ڈاؤن مینو میں منتخب کرسکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس کوئی اور پی ڈی ایف ڈرائیو ہے ، جیسے ایڈوب پی ڈی ایف ، فوکسٹ ، یا پی ڈی ایف ایکس چینج ، آپ بھی ان میں سے ایک استعمال کرسکتے ہیں۔ آپ "پرنٹ" پر کلک کرنے سے پہلے ، اس بات کو یقینی بنانے کے لئے اپنے پرنٹ کا مشاہدہ کریں کہ سب کچھ ٹھیک نظر آتا ہے۔
متعلقہ:ونڈوز میں پی ڈی ایف پر پرنٹ کرنے کا طریقہ: 4 نکات اور ترکیبیں
