مائیکرو سافٹ آفس کے ساتھ دستاویزات اور پی ڈی ایف کو کس طرح پاس ورڈ سے محفوظ رکھیں
مائیکروسافٹ آفس آپ کو اپنے آفس دستاویزات اور پی ڈی ایف فائلوں کو خفیہ کرنے دیتا ہے ، جب تک کہ پاس ورڈ نہ ہو کسی کو بھی فائل دیکھنے کی اجازت نہ ہو۔ آفس کے جدید ورژن محفوظ خفیہ کاری کا استعمال کرتے ہیں جس پر آپ انحصار کرسکتے ہیں – فرض کرتے ہوئے کہ آپ نے مضبوط پاس ورڈ ترتیب دیا ہے۔
ذیل میں دی گئی ہدایات کا اطلاق مائیکروسافٹ ورڈ ، پاورپوائنٹ ، ایکسل ، اور رسائ 2016.. but پر ہوتا ہے ، لیکن یہ عمل آفس کے دوسرے حالیہ ورژنوں میں یکساں ہونا چاہئے۔
مائیکروسافٹ آفس کا پاس ورڈ پروٹیکشن کتنا محفوظ ہے؟
مائیکروسافٹ آفس کی پاس ورڈ سے تحفظ کی خصوصیات میں ماضی میں ایک خراب ریپ ملا ہے۔ آفس 95 سے آفس 2003 تک ، انکرپشن سکیم بہت کمزور تھی۔ اگر آپ کے پاس Office 2003 یا اس سے قبل کے ورژن کے ساتھ کوئی دستاویز کا پاس ورڈ محفوظ ہے تو ، پاس ورڈ کو آسانی سے اور جلدی سے وسیع پیمانے پر دستیاب پاس ورڈ کریکنگ سوفٹ ویئر کے ذریعہ نظرانداز کیا جاسکتا ہے۔
آفس 2007 کے ساتھ ، مائیکروسافٹ سیکیورٹی کے بارے میں زیادہ سنجیدہ ہوگیا۔ آفس 2007 نے 128 بٹ کلید کے ساتھ ایڈوانسڈ انکرپشن اسٹینڈرڈ (AES) کا رخ کیا۔ یہ وسیع پیمانے پر محفوظ سمجھا جاتا ہے ، اور اس کا مطلب یہ ہے کہ جب آپ پاس ورڈ مرتب کرتے ہیں تو آفس آپ کی دستاویزات کی حفاظت کے لئے حقیقی ، مضبوط خفیہ کاری کا استعمال کرتا ہے۔ ہم نے پی ڈی ایف انکرپشن کی خصوصیت کا تجربہ کیا اور پتہ چلا ہے کہ اس میں آفس 2016 میں بھی 128 بٹ AES انکرپشن استعمال کی گئی ہے۔
متعلقہ:خفیہ کاری کیا ہے ، اور لوگ اس سے کیوں ڈرتے ہیں؟
آپ کو دو بڑی چیزوں کو دیکھنے کی ضرورت ہے۔ پہلے ، صرف وہ پاس ورڈ جو دستاویز کو مکمل طور پر خفیہ کرتے ہیں وہ محفوظ ہیں۔ آفس آپ کو نظریہ کے مطابق کسی فائل کی "ترمیم پر پابندی" لگانے کا پاس ورڈ بھی ترتیب دینے کی اجازت دیتا ہے ، جس سے لوگوں کو فائل دیکھنے کی اجازت مل جاتی ہے لیکن پاس ورڈ کے بغیر اس میں ترمیم نہیں ہوسکتی ہے۔ اس قسم کے پاس ورڈ کو آسانی سے پھٹا اور ختم کیا جاسکتا ہے ، جس سے لوگوں کو فائل میں ترمیم کی اجازت ملتی ہے۔
نیز ، اگر آپ .docx جیسے جدید دستاویزات کی شکلوں میں محفوظ کررہے ہو تو آفس کا خفیہ کاری صرف اس صورت میں بہتر کام کرتی ہے۔ اگر آپ .doc older جیسے آفس 2003 اور اس سے قبل کے موافق مواقع کی طرح پرانے دستاویزات کی شکل میں محفوظ کرتے ہیں تو ، دفتر خفیہ کاری کا پرانا ، غیر محفوظ ورژن استعمال کرے گا۔
لیکن ، جب تک کہ آپ اپنی فائلوں کو آفس کے جدید فارمیٹس میں محفوظ کر رہے ہو اور "ترمیم پر پابندی لگائیں" کے بجائے "پاس ورڈ کے ساتھ انکرپٹ" اختیار کا استعمال کر رہے ہو ، آپ کی دستاویزات محفوظ رہیں۔
آفس دستاویز کو پاس ورڈ سے محفوظ رکھنے کا طریقہ
آفس دستاویز کو پاس ورڈ سے محفوظ رکھنے کے ل first ، پہلے اسے ورڈ ، ایکسل ، پاورپوائنٹ ، یا رسس میں کھولیں۔ اسکرین کے اوپری بائیں کونے میں "فائل" مینو پر کلک کریں۔ معلومات پین پر ، "دستاویز کی حفاظت کریں" کے بٹن پر کلک کریں اور "پاس ورڈ کے ساتھ انکرپٹ" منتخب کریں۔
مائیکروسافٹ ورڈ میں بٹن کا نام صرف "پروٹوکٹ دستاویز" رکھا گیا ہے ، لیکن اس کو دوسری ایپس میں بھی کچھ ایسا ہی نام دیا گیا ہے۔ مائیکروسافٹ ایکسل میں "پروٹیکٹ ورک بک" اور مائیکروسافٹ پاورپوائنٹ میں "پریزنٹیشن پروٹیکشن" تلاش کریں۔ مائیکروسافٹ رسائی میں ، آپ کو معلومات کے ٹیب پر ابھی "پاس ورڈ کے ساتھ خفیہ کاری" کا بٹن نظر آئے گا۔ اقدامات دوسری صورت میں وہی کام کریں گے۔
نوٹ: اگر آپ صرف دستاویز کی ترمیم پر پابندی لگانا چاہتے ہیں تو آپ یہاں پر "پابندی سے ترمیم" کا انتخاب کرسکتے ہیں ، لیکن جیسا کہ ہم نے کہا ، یہ زیادہ محفوظ نہیں ہے اور آسانی سے اس کو نظرانداز کیا جاسکتا ہے۔ اگر آپ کر سکتے ہو تو ، پوری دستاویز کو خفیہ کرنے سے بہتر ہے۔
متعلقہ:مضبوط پاس ورڈ کیسے بنائیں (اور اسے یاد رکھیں)
وہ پاس ورڈ درج کریں جس کے ساتھ آپ دستاویز کو خفیہ کرنا چاہتے ہیں۔ آپ یہاں ایک اچھا پاس ورڈ منتخب کرنا چاہیں گے۔ کریکنگ سافٹ ویئر کے ذریعے کمزور پاس ورڈ کا آسانی سے اندازہ لگایا جاسکتا ہے اگر کوئی دستاویز تک رسائی حاصل کرلیتا ہے۔
انتباہ: اگر آپ کبھی اپنا پاس ورڈ بھول جاتے ہیں تو آپ دستاویز تک رسائی سے محروم ہوجائیں گے ، لہذا اسے محفوظ رکھیں! مائیکروسافٹ آپ کو دستاویز کا نام اور اس کا پاس ورڈ لکھ کر محفوظ جگہ پر رکھنے کی صلاح دیتا ہے۔
جب ایک دستاویز کو خفیہ بنایا جاتا ہے ، آپ کو انفارمیشن اسکرین پر "اس دستاویز کو کھولنے کے لئے پاس ورڈ درکار ہوتا ہے" پیغام نظر آئے گا۔
اگلی بار جب آپ دستاویز کھولیں گے ، آپ کو "فائل کھولنے کے لئے پاس ورڈ درج کریں" باکس نظر آئے گا۔ اگر آپ صحیح پاس ورڈ داخل نہیں کرتے ہیں تو ، آپ دستاویز کو بالکل بھی دیکھنے کے قابل نہیں ہوں گے۔
کسی دستاویز سے پاس ورڈ کے تحفظ کو دور کرنے کے لئے ، "دستاویز کی حفاظت کریں" کے بٹن پر کلک کریں اور دوبارہ "پاس ورڈ کے ساتھ انکرپٹ" منتخب کریں۔ خالی پاس ورڈ درج کریں اور "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔ آفس دستاویز سے پاس ورڈ کو ہٹا دے گا۔
پاس ورڈ سے محفوظ شدہ پی ڈی ایف فائل کیسے بنائیں
آپ آفس دستاویز کو پی ڈی ایف فائل میں بھی ایکسپورٹ کرسکتے ہیں اور پی ڈی ایف فائل کو پاس ورڈ سے محفوظ رکھتے ہیں۔ پی ڈی ایف دستاویز آپ کے فراہم کردہ پاس ورڈ کے ساتھ خفیہ ہوگی۔ یہ کسی وجہ سے مائیکروسافٹ ورڈ میں کام کرتا ہے لیکن ایکسل میں نہیں۔
ایسا کرنے کے لئے ، مائیکرو سافٹ ورڈ میں دستاویز کھولیں ، "فائل" مینو بٹن پر کلک کریں ، اور "ایکسپورٹ" کو منتخب کریں۔ دستاویز کو پی ڈی ایف فائل کے طور پر ایکسپورٹ کرنے کے لئے "پی ڈی ایف / ایکس پی ایس بنائیں" بٹن پر کلک کریں۔
نمودار ہونے والی بچت ڈائیلاگ کے نچلے حصے میں موجود "آپشنز" کے بٹن پر کلک کریں۔ اختیارات ونڈو کے نچلے حصے میں ، "پاس ورڈ کے ساتھ دستاویز کو انکرپٹ کریں" کے اختیار کو فعال کریں اور "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔
وہ پاس ورڈ درج کریں جس کے ساتھ آپ پی ڈی ایف فائل کو خفیہ کرنا چاہتے ہیں اور پھر "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔
جب آپ کام کرلیں تو ، پی ڈی ایف فائل کے لئے ایک نام درج کریں اور "شائع کریں" کے بٹن پر کلک کریں۔ آفس دستاویز کو پاس ورڈ سے محفوظ پی ڈی ایف فائل میں ایکسپورٹ کرے گا۔
انتباہ: اگر آپ پاس ورڈ بھول جاتے ہیں تو آپ پی ڈی ایف فائل نہیں دیکھ پائیں گے۔ اس پر نظر رکھنا یقینی بنائیں یا آپ اپنی پی ڈی ایف فائل تک رسائی سے محروم ہوجائیں گے۔
جب آپ اسے کھولیں تو پی ڈی ایف فائل کا پاس ورڈ درج کرنا ہوگا۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ مائیکروسافٹ ایج – ونڈوز 10 کے ڈیفالٹ پی ڈی ایف ویور میں پی ڈی ایف فائل کھولتے ہیں تو آپ سے پاس ورڈ دیکھنے سے پہلے اسے داخل کرنے کو کہا جائے گا۔ یہ دوسرے پی ڈی ایف قارئین میں بھی کام کرتا ہے۔
یہ خصوصیت خاص طور پر حساس دستاویزات کی حفاظت میں مدد کرسکتی ہے ، خاص طور پر جب آپ انہیں USB ڈرائیو پر یا مائیکروسافٹ ون ڈرائیو جیسی آن لائن اسٹوریج سروس میں اسٹور کرتے ہیں۔
ونڈوز پی سی پر ڈیوائس انکرپشن اور بٹ لاکر جیسی فل ڈسک انکرپشن یا میک پر فائل وولٹ آپ کے کمپیوٹر پر موجود تمام دستاویزات کی حفاظت کے ل more زیادہ محفوظ اور تکلیف دہ ہے ، خاص طور پر اگر آپ کا کمپیوٹر چوری ہو گیا ہے۔
