agwebrunner.com

ورڈ دستاویزات سرایت شدہ تصاویر ، فونٹ اور دیگر اشیاء کے ل load بھاری ، غیر معمولی لمبی ، پیچیدہ دستاویزات حاصل کرسکتے ہیں۔ لیکن یہ بھی ایسا ہی لگتا ہے جیسے دستاویزات ہاتھ سے نکل سکتی ہیں بظاہر کوئی وجہ نہیں۔ اگر آپ کسی بڑی دستاویز کے ساتھ معاملہ کر رہے ہیں تو ، یہاں کچھ ایسی چیزیں ہیں جن کی مدد سے آپ اس کی فائل کا سائز کم کرسکتے ہیں۔

جب آپ کو ورڈ کی دستاویز مل جاتی ہے جو تھوڑی بہت بڑی ہوتی ہے تو ، سب سے پہلے جس چیز کی آپ کوشش کریں گے وہ اس میں موجود تصاویر کو کمپریس کرنا ہے۔ یہ جزوی طور پر اس لئے ہے کہ ہاؤ ٹو گیک جیسی سائٹوں نے جامع مضامین لکھے ہیں جس میں اس کے طریقہ کار کی وضاحت کی گئی ہے اور ایک وجہ یہ ہے کہ ، اچھی طرح سے ، تصاویر ہمیشہ کسی وجہ سے ماورا ورڈ دستاویز کے سائز کو ڈھیر کرتی ہیں۔ آپ کو ابھی بھی آگے بڑھنا چاہئے اور اس مضمون میں لکھے گئے نکات پر عمل کرنا چاہئے کیونکہ اگر آپ کے پاس تصاویر ہیں تو وہ آپ کی مدد کریں گے۔

لیکن اگر آپ کے پاس نقش نہیں ہیں ، یا آپ ان نکات پر عمل پیرا ہیں اور آپ کو فائل کا سائز کم کرنے کی ضرورت ہے تو ، ہم آپ کو کور کر لیں گے۔ ہمارے پاس اشتراک کرنے کے لئے بہت سارے نکات ہیں ، لہذا ہم نے ان چیزوں کو توڑ دیا ہے جو یقینی طور پر ورڈ دستاویز کے سائز کو کم کرنے میں مددگار ثابت ہوں گی ، ایسی چیزیں جن سے مدد مل سکتی ہے ، اور کچھ عموما تجویز کردہ اشارے جن سے آپ کو پریشان نہیں ہونا چاہئے۔ .

آو شروع کریں.

ایسے اشارے جو کسی دستاویز کے سائز کو کم کرنے میں یقینی طور پر مدد کریں گے

ہر ٹپ جو آپ کو ملتی ہے وہ آپ کے لئے کارآمد ثابت نہیں ہوگی۔ بعض اوقات اس کی وجہ یہ ہوتی ہے کہ وہ آپ کی صورتحال پر لاگو نہیں ہوتے ہیں (اگر آپ کو کوئی تصویر نہیں ملی ہے تو پھر امیجز کو کمپریس کرنے کے مشورے استعمال نہیں ہوں گے) لیکن بعض اوقات یہ ترکیب بالکل غلط ہیں۔ ہم نے اس سیکشن میں موجود تمام نکات کا تجربہ کیا ہے ، لہذا ہمیں معلوم ہے کہ وہ کام کرتی ہیں۔

اپنے دستاویز کو DOCX فارمیٹ میں تبدیل کریں

مائیکروسافٹ نے آفس 2007 میں DOCX فارمیٹ جاری کیا ، لہذا اگر آپ اب بھی .doc فارمیٹ استعمال کررہے ہیں تو ، وقت بدلنے کا وقت آگیا ہے۔ نئی .docx فائل کی قسم بنیادی طور پر دستاویز کے مندرجات کو سکیڑ کر ایک زپ فائل کے طور پر کام کرتی ہے ، لہذا آسانی سے .doc فائل کو .docx فارمیٹ میں تبدیل کرنا آپ کی دستاویز کو چھوٹا کردے گا۔ (یہ دوسرے آفس فارمیٹس جیسے ایکسل (.xls to .xslx) ، پاورپوائنٹ (.ppt to .pptx) اور Visio (.vsd to .vsdx) پر بھی لاگو ہوتا ہے۔)

اپنی .doc فائل کو تبدیل کرنے کے ل it ، اسے ورڈ میں کھولیں اور فائل> معلومات> کنورٹ پر کلک کریں۔

ظاہر ہونے والے اشارے پر "اوکے" پر کلک کریں ، "محفوظ کریں" بٹن پر کلک کریں ، اور ورڈ آپ کے دستاویز کو .docx میں تبدیل کرتا ہے۔ ورڈ یہ تبدیلی نئے دستاویز میں دستاویز کا بالکل نیا ورژن بنا کر کرتا ہے ، لہذا آپ کے پاس اب بھی آپ کا پرانا .ڈاک ورژن دستیاب ہوگا۔

ہم نے اس کا تجربہ نمونے 20 صفحات پر مشتمل ڈوڈ فائل کے ذریعہ کیا جس میں چھ تصاویر ، مختلف میزیں ، اور فارمیٹنگ نمبر شامل ہیں۔ اصل .doc فائل 6،001KB تھی ، لیکن تبدیل شدہ .docx فائل کا وزن صرف 721KB تھا۔ یہ اصل سائز کا 12٪ ہے۔ ہم ذیل میں جو کچھ بھی تجویز کرتے ہیں وہ آپ کی فائل کے سائز کو کم کرنے کے ل more زیادہ کام نہیں کرے گا ، لہذا اگر آپ کے پاس .doc فائلیں ہیں تو آپ .docx میں تبدیل ہوسکتے ہیں ، تو آپ کا کام ہوسکتا ہے۔

ان کو کاپی کرنے اور چسپاں کرنے کے بجائے اپنی تصاویر داخل کریں

جب آپ اپنی دستاویز میں کسی تصویر کی کاپی اور پیسٹ کرتے ہیں تو ، ورڈ اس سے نمٹنے کے طریقے کے بارے میں کچھ قیاس آرائیاں کرتا ہے۔ ان مفروضوں میں سے ایک یہ ہے کہ آپ چاہتے ہیں کہ پیسٹ کی گئی تصویر کو BMP فارمیٹ بنائے ، جو ایک بڑی فائل کی قسم ہے ، یا کبھی کبھی PNG ، جو اب بھی کافی بڑی ہے۔ اس کے بجائے ایک ترمیم پروگرام میں اپنی شبیہہ چسپاں کرنا ، اس کو JPG جیسے چھوٹے فارمیٹ کی طرح محفوظ کرنا ہے ، اور پھر اس کے بجائے تصویر کو داخل کرنے کے لئے Insert> Picture کا استعمال کریں۔

ذیل میں چھوٹے اسکرین شاٹ کو براہ راست کسی اور خالی ورڈ دستاویز میں چسپاں کرنے سے اس دستاویز کا سائز 22 KB سے بڑھ کر 548 KB ہوجاتا ہے۔

اس اسکرین شاٹ کو پینٹ میں چسپاں کرنا ، اسے جے پی جی کی حیثیت سے بچانا ، اور پھر اس کو جے پی جی کو خالی دستاویز میں داخل کرنے سے دستاویز صرف 331 KB تک جا پہنچی۔ یہ صرف 40٪ سے بھی چھوٹا ہے۔ اس سے بھی بہتر ، GIF فارمیٹ کو استعمال کرنے کے نتیجے میں ایسی دستاویز کا نتیجہ نکلا جو 60٪ سے زیادہ چھوٹا تھا۔ لمبائی میں اضافہ ، 10 ایم بی دستاویز اور 4 MB دستاویز کے مابین یہی فرق ہے۔

یقینا ، آپ ہمیشہ اس سے دور نہیں ہو سکتے۔ کبھی کبھی ، آپ کو بہتر تصویری معیار کی ضرورت ہوگی جو BMP اور PNG جیسے فارمیٹ پیش کرسکتے ہیں۔ لیکن اگر یہ ایک چھوٹی سی شبیہہ ہے یا آپ کو اعلی اعلٰی معیار کی ضرورت نہیں ہے تو ، ہلکے وزن کی شکل استعمال کرنے اور تصویر ڈالنے سے مدد مل سکتی ہے۔

جب آپ اپنی شبیہہ محفوظ کررہے ہیں تو اپنی ترمیم کریں

جب آپ ورڈ میں کسی تصویر میں ترمیم کرتے ہیں تو ، یہ دستاویز کے ایک حصے کے طور پر آپ کی ساری تصویری ترامیم کو محفوظ کرتا ہے۔ اس وسیلہ کی اگر آپ اپنی دستاویز میں تصویر کھینچتے ہیں تو ، ورڈ اب بھی پوری اصل تصویر کو برقرار رکھتا ہے۔ کسی تصویر کو سیاہ اور سفید میں تبدیل کریں ، اور ورڈ اب بھی اصلی مکمل رنگ کی تصویر کو برقرار رکھتا ہے۔

اس سے آپ کی دستاویز کا سائز غیر ضروری طور پر بڑھ جاتا ہے ، لہذا جب آپ نے اپنی تصاویر میں تبدیلیاں کیں ، اور آپ کو یقین ہو کہ آپ کو ان تصاویر کو واپس کرنے کی ضرورت نہیں ہے تو ، آپ ورڈ میں ترمیم کے ڈیٹا کو ضائع کر سکتے ہیں۔

لیکن آپ کی دستاویز سے غیرضروری ڈیٹا کو ہٹانے سے بہتر یہ ہے کہ آپ کی دستاویز میں یہ ضروری معلومات ضروری نہیں ہے۔ دستاویز میں تصویر داخل کرنے سے پہلے جو بھی ترمیم آپ کر سکتے ہیں ، یہاں تک کہ سادہ سی شکلیں ، جیسے کہ تراشنا یا تیر شامل کرنا ، کسی شبیہہ ایڈیٹر میں بہترین کارکردگی کا مظاہرہ کریں۔

اپنی تمام تصاویر کو ایک ہی وقت میں سکیڑیں

ہاں ، ہم نے شروع میں ہی کہا تھا کہ اس مضمون کے بارے میں تھا دوسرے آپ کی فائل کا سائز کم کرنے کے طریقے ، لیکن اس موضوع کے زیادہ تر مضامین آپ کو بتاتے ہیں کہ کس طرح ایک بار اپنی تصاویر کو کمپریس کیا جائے (جس میں ہمارے مضمون بھی شامل ہیں) ، اور ہاؤ ٹو ٹو گیک پر ہم سب کچھ کرنے کے بہتر طریقے تلاش کرنے کے بارے میں ہیں۔

فائل> اس طرح محفوظ کریں> مزید اختیارات پر کلک کریں۔ (اگر آپ کو خود سے محفوظ شدہ ون ڈرائیو آن ہوگئی ہے تو ، آپ کو "محفوظ کریں" کی بجائے "ایک کاپی محفوظ کریں" ہوسکتی ہے۔)

اس سے "محفوظ کریں" ڈائیلاگ باکس کھل جاتا ہے ، جہاں آپ کو کچھ اضافی اختیارات تک رسائی حاصل ہوتی ہے۔ ٹولز> کمپریس تصاویر کو کلک کریں۔

اس سے "سکیڑیں والی تصاویر" پینل کھلتا ہے ، جہاں آپ فیصلہ کرسکتے ہیں کہ آپ اپنی تمام تصاویر پر ایک ساتھ کس کمپریشن کا اطلاق کرنا چاہتے ہیں۔

"صرف اس تصویر پر لاگو کریں" کا اختیار ختم ہو گیا ہے کیونکہ یہ ایک مکمل یا کچھ بھی نہیں ہے۔ یا تو آپ کی تمام تصاویر پر یہ اختیارات لاگو ہوں گے جب آپ دستاویز کو محفوظ کریں گے یا ان میں سے کوئی بھی ایسا نہیں کرے گا۔ لہذا اگر آپ مختلف تصاویر کے ل different مختلف اختیارات کا انتخاب کرنا چاہتے ہیں تو ، یہ آپ کے کام نہیں کرے گا۔ لیکن اگر آپ ایک ہی وقت میں اپنی ساری تصاویر کو سکیڑنا چاہتے ہیں تو ، یہ استعمال کرنے کا اختیار ہے۔

اپنی پسند کا انتخاب کریں ، "اوکے" پر کلک کریں ، اور پھر اپنی تمام دستاویزات کے کمپریسڈ تصاویر کے ساتھ نئے دستاویز کو محفوظ کریں۔

اپنی دستاویز میں شامل فونٹس کو روکیں

جب تک کہ آپ کسی بھی کہکشاں سے دور دور تک کوئی غیر معمولی فونٹ استعمال نہیں کررہے ہیں ، یہ قریب قریب یقینی ہے کہ جس کے ساتھ بھی آپ اپنی دستاویز بانٹتے ہیں وہ اپنی ورڈ کی کاپی (یا مفت دفتر جیسے مفت متبادل) کا استعمال کرکے اسے پڑھ سکے گا۔ تو آپ فونٹس کو ایمبیڈ کرکے اپنی فائل میں جگہ کیوں ضائع کرنا چاہیں گے؟ فائل> آپشنز> پر جائیں اور "فائل میں ایمبیڈ فونٹ" آپشن کو بند کرکے اس کو روکیں۔

آپ سوچ سکتے ہیں کہ اس سے زیادہ فرق نہیں پڑے گا ، لیکن آپ غلط ہو جائیں گے۔ اگر آپ کے پاس فونٹ ایمبیڈنگ آن ہے اور "کامن سسٹم فونٹ کو ایمبیڈ نہیں کریں" کا اختیار بند ہے تو ، فائل کے سائز میں فرق تقریبا 2 MB ہے۔ یہاں تک کہ "کامن سسٹم فونٹ کو سرایت نہ کریں" کے ساتھ ہی (جس کا مطلب ہے کالبری ، ایریل ، کورئیر نیو ، ٹائمز نیو رومن ، اور اسی طرح کے فونٹس شامل نہیں ہیں) ، فائل اب بھی تقریبا almost 1.3 MB بڑی ہے۔

تو ہاں ، اپنی دستاویز میں فونٹ سرایت کرنا بند کریں۔

متعلقہ:ورڈ میں ڈیفالٹ فونٹ کیسے مرتب کریں

اگر ہو سکے تو دوسری فائلوں کو شامل کرنا بند کریں

ہم نے حال ہی میں آپ کو ایک ورڈ دستاویز میں ایکسل اسپریڈشیٹ کو سرایت کرنے یا اس سے منسلک کرنے کا طریقہ دکھایا ہے (اور آپ یہ دوسری فائلوں جیسے پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز یا ویزیو ڈایاگرام کے ساتھ بھی کرسکتے ہیں)۔ اگر آپ اسپریڈشیٹ کو ایمبیڈ کرنے کے بجائے لنک کرسکتے ہیں تو ، آپ خود کو ایکسل فائل کے زیادہ تر سائز کو بچائیں گے۔ آپ ان سب کو محفوظ نہیں کریں گے ، کیوں کہ منسلک اسپریڈشیٹ اب بھی کچھ سائز شامل کرے گی ، لیکن آپ کی دستاویز ایک مکمل سرایت سے کہیں زیادہ لنک ہوگی۔ یقینا ، جڑنے کے ساتھ ساتھ فوائد میں بھی خرابیاں ہیں ، لہذا اس مضمون کو سمجھنے کے ل read اس کو پڑھنے کو یقینی بنائیں۔

دستاویز کیلئے تھمب نیل اسٹور کرنا بند کریں

دن میں ، ورڈ آپ کو دستاویز کی تھمب نیل امیج کو اسٹور کرنے دیتا ہے تاکہ ونڈوز آپ کو فائل ایکسپلورر میں پیش نظارہ دکھائے۔ ان دنوں ، فائل ایکسپلورر خود ہی یہ کام کرسکتا ہے اور اسے ورڈ کی مدد کی ضرورت نہیں ہے ، لیکن آپ کی دستاویز میں آپشن ابھی بھی موجود ہے۔ ہمارے 721KB ٹیسٹ دستاویز میں ، اس آپشن کو تبدیل کرنے سے فائل کا سائز بڑھ کر 3247 KB ہو گیا ہے۔ یہ اصل فائل کے سائز سے 4.5 گنا زیادہ ہے۔ کچھ بھی نہیں۔ آپ کو یہ ترتیب فائل> معلومات> پراپرٹیز> اعلی درجے کی پراپرٹیز پر مل جائے گی۔

"تمام ورڈ دستاویزات کے لئے تھمب نیلز محفوظ کریں" چیک باکس کو آف کریں اور "ٹھیک ہے" پر کلک کریں۔

اس اختیار کا نام تھوڑا سا گمراہ کن ہے کیونکہ یہاں بند کردینا صرف اس دستاویز پر اثرانداز ہوتا ہے جو آپ کے کھلے ہوئے ہے ، حالانکہ اس میں کہا جاتا ہے ، "تمام ورڈ دستاویزات۔" اگر آپ جب کوئی دستاویز بناتے ہیں تو اسے بطور ڈیفالٹ آن کیا جاتا ہے ، تو آپ کو اسے نورمل ڈاٹ ٹیکس ٹیمپلیٹ میں بند کرنے کی ضرورت ہوگی اور مائیکروسافٹ نے ایسا کرنے کے لئے بہترین ہدایات فراہم کیں اگر آپ کو یقین ہی نہیں ہے کہ یہ کیسے ہے۔

آپ اس ترتیب کو "As Save" ڈائیلاگ میں بھی بند کرسکتے ہیں ، جہاں اسے قدرے زیادہ درست "تھمب نیل محفوظ کریں" کہا جاتا ہے۔

اپنی دستاویز سے ذاتی اور پوشیدہ معلومات کو ہٹا دیں

نہ صرف ذاتی معلومات آپ کی دستاویز کے سائز میں اضافہ کر رہی ہے ، بلکہ یہ ممکنہ طور پر آپ کے قارئین کو وہ معلومات بھی فراہم کرتی ہے جو آپ نہیں چاہتے ہیں۔ ایسی معلومات بھی ہوسکتی ہیں جو چھپی ہوئی شکل میں بنائ گئی ہیں ، اور اگر آپ کو دستاویز میں اس چھپی ہوئی متن کی ضرورت نہیں ہے تو ، کیوں اس سے چھٹکارا حاصل نہیں کریں گے؟

فائل> انفارمیشن> ایشوز کی جانچ پڑتال اور پھر "دستاویزات کا معائنہ کریں" بٹن پر کلک کرکے اس دستاویز سے اس غیر ضروری معلومات کو ہٹا دیں۔

یقینی بنائیں کہ "دستاویزات کی خصوصیات اور ذاتی معلومات" آن ہے اور پھر "معائنہ کریں" پر کلک کریں۔ جب انسپکٹر کا کام ختم ہوجائے تو ، "دستاویزات کی خصوصیات اور ذاتی معلومات" سیکشن میں "سب کو ہٹائیں" پر کلک کریں۔

اس کارروائی نے ہماری ٹیسٹ فائل کے سائز کو 7 KB کم کردیا ، لہذا زبردست رقم نہیں۔ تاہم ، اپنی فائلوں سے ذاتی معلومات کو ہٹانا اچھا عمل ہے ، لہذا آپ کو بہرحال ایسا کرنا چاہئے۔ خبردار کیا جائے کہ آپ اس کوائف کو ہٹانے کے بعد اس کی بازیافت نہیں کرسکتے ہیں ، لہذا اس بات کو یقینی بنائیں کہ اسے ہٹانے سے پہلے آپ اس کے جانے پر خوش ہوں گے۔ آپ "پوشیدہ مواد" اور "پوشیدہ متن" کے اختیارات کے لئے بھی یہی کام کرسکتے ہیں ، لیکن اس سے آپ کی فائل کو چھوٹا ہی ہوجائے گا اگر آپ کو پوشیدہ مواد مل جاتا ہے۔

آٹو ریکور کو بند کردیں (اگر آپ کی ہمت ہو تو)

ورڈ کی بہترین خصوصیات میں سے ایک - در حقیقت ، ہر آفس ایپ کی ایک عمدہ خصوصیت آٹو ریکوور ہے۔ یہ خصوصیت آپ کے کام کے ساتھ ساتھ آپ کی فائل کا باقاعدہ بیک اپ بناتی ہے ، لہذا اگر ورڈ کریش ہوجاتا ہے یا آپ کا کمپیوٹر غیر متوقع طور پر دوبارہ شروع ہوجاتا ہے (جیسے کہ جب ونڈوز راتوں رات سسٹم اپ ڈیٹ کرتا ہے) تو ، اگلی بار جب آپ شروع کریں گے تو آپ کو خود بخود کھلی دستاویزات کے برآمد شدہ ورژن پیش کیے جائیں گے۔ کلام۔ یقینا ، یہ سب ورژن آپ کی فائل کے سائز میں اضافہ کرتے ہیں ، لہذا اگر آپ آٹو ریکوور کو بند کردیں تو ، آپ کی فائل چھوٹی ہوگی۔

فائل> آپشنز> پر جائیں اور "آٹو ریکور انفارمیشن کو ہر [x منٹ] محفوظ کریں" آپشن کو آف کریں۔

اس سے فوری فرق نہیں پڑے گا ، لیکن اس پر کام کرتے ہی فائل میں نئے آٹو ریکور ورژن شامل ہونے سے باز آ جائے گا۔

بس انتباہ کیا جائے کہ آپ کے پاس آٹو ریکور ورژن نہیں ہوگا لہذا اگر ورڈ کریش ہوجاتا ہے یا غیر متوقع طور پر بند ہوجاتا ہے تو ، آپ کو آخری بار محفوظ کرنے کے بعد سے آپ اپنا سارا کام کھو بیٹھیں گے۔

ہر چیز کو بالکل نئی دستاویز میں کاپی کریں

جب آپ کسی دستاویز پر کام کرتے ہیں تو ، ورڈ آپ کی مدد کے لئے پس منظر میں مختلف چیزوں کو محفوظ کرتا ہے۔ ہم نے دکھایا ہے کہ جہاں ممکن ہو ان کو کیسے بند کیا جائے ، اور ورڈ اکٹھا کرنے والے ڈیٹا کو کیسے حذف کریں ، لیکن اس کے باوجود آپ کی دستاویز میں ایسی چیزیں موجود ہوں گی جن کی آپ کو ضرورت نہیں ہے۔ اگر آپ خود کو اس طرح کے دستاویزات کے سائز کا کمرن سے مشروط محسوس کرتے ہیں تو ، آپ ایک نئی دستاویز تشکیل دے سکتے ہیں اور پھر اس پر ہر چیز کی کاپی کرسکتے ہیں۔

ایک نئی خالی دستاویز تیار کرکے شروع کریں۔ اپنی موجودہ دستاویز میں موجود تمام مشمولات کو Ctrl + A دباکر منتخب کریں۔ نئی دستاویز میں ، ہر چیز کو پیسٹ کرنے کے لئے Ctrl + V دبائیں۔ اس سے آپ کے سبھی متن ، حصے ، فارمیٹنگ ، صفحہ لے آؤٹ آپشنز ، صفحہ نمبر ing ہر چیز کی کاپی ہوجاتی ہے جس کی آپ کو ضرورت ہے۔

آپ کی نئی دستاویز میں سابقہ ​​پس منظر کی کوئی بھی بچت ، آٹو ریکور کی معلومات ، یا پچھلے ورژن نہیں ہوں گے اور اس سے فائل کا سائز کم ہونا چاہئے۔

اس بات کو ذہن میں رکھنا آپ کی تصاویر میں ترمیم کرنے والے کسی بھی اعداد و شمار کی کاپی کرے گا ، لہذا آپ اپنی دستاویز میں ہر چیز کی کاپی کرنے سے پہلے اسے اصل دستاویز سے ہٹانا چاہیں گے۔ اگر آپ نہیں کرتے ہیں تو ، یہ کوئی بڑی بات نہیں ہے۔ آپ اسے اب بھی اپنی نئی دستاویز سے ہٹا سکتے ہیں۔

ہم آپ کو یہ نہیں بتاسکتے کہ اس سے کتنا بچت ہوگی ، کیوں کہ یہ کچھ کلو بائٹ سے لے کر بہت ساری میگا بائٹ تک ہوسکتی ہے ، لیکن اگر آپ اپنی دستاویز سے زیادہ سے زیادہ چربی کھینچنا چاہتے ہیں تو یہ ہمیشہ کرنا فائدہ مند ہے۔

بونس کے بطور ، ہم نے یہ دستاویزی چال کسی نئی دستاویز کی چال میں یہ کاپی / پیسٹ بھی دیکھی ہے ورڈ دستاویزات میں عجیب غلطیوں کو حل کرنے کے لئے جن کو تلاش کرنا مشکل تھا۔

اشارے شاید کسی دستاویز کے سائز کو کم کرنے میں مدد کریں

کچھ نکات ایسا لگتا ہے کہ وہ مدد کریں گے ، لیکن ہم ان کے ساتھ مثبت نتیجہ حاصل نہیں کرسکے۔ ہم یہ نہیں کہہ رہے ہیں کہ وہ آپ کی فائل کے سائز کو کم کرنے میں مدد نہیں کریں گے ، لیکن ایسا لگتا ہے کہ آپ کو ان سے کوئی فائدہ اٹھانے کے لئے حالات کے کسی خاص سیٹ کی ضرورت ہوگی۔ ہم سب سے پہلے آپ کو پچھلے حصے سے نکات آزمانے کی سفارش کرتے ہیں ، اور پھر آپ کو ضرورت پڑنے پر ان کو آگے بڑھائیں۔

پس منظر کی بچت کو بند کردیں

جب آپ "محفوظ کریں" کے بٹن پر کلک کرتے ہیں تو اس دستاویز کو جتنا پیچیدہ بناتا ہے ، اور جب آپ نے اسے محفوظ کیا ہے ، اس سے زیادہ لمبا ہوتا ہے۔ اس کو حاصل کرنے میں مدد کے ل Word ، ورڈ کی فائل> آپشنز> ایڈوانسڈ پر ایک ترتیب ہے جس کا نام "پس منظر کو محفوظ کرنے کی اجازت دیں" ہے۔

یہ ترتیب بطور ڈیفالٹ چالو ہوتی ہے اور اس پر کام کرنے کے ساتھ ہی اس دستاویز کو پس منظر میں محفوظ کرتی ہے۔ خیال یہ ہے کہ جب آپ "محفوظ کریں" پر کلک کریں گے تو بچانے کے لئے کم تبدیلیاں ہوں گی ، اور اس طرح اس سے بہت زیادہ بچت ہوگی۔ یہ ان دنوں کی بڑی حد تک ردعمل ہے جب ورڈ نے سسٹم کے وسائل کی متناسب مقدار میں اضافہ کیا ہے ، اور جدید نظاموں پر ، اس کی شاید ضرورت نہیں ہے ، خاص طور پر اگر آپ بہت طویل یا پیچیدہ دستاویزات میں ترمیم نہیں کررہے ہیں۔

جیوری اس بارے میں ہے کہ آیا اس سے فائل کے سائز میں فرق پڑتا ہے۔ اس ترتیب کے ساتھ کسی دستاویز کو کھلا چھوڑنے سے ہماری جانچ دستاویز کے سائز میں کوئی فرق نہیں پڑتا ہے (جبکہ آٹو ریکوور آن ہونے کے ساتھ ہی چھوڑ دیا جاتا ہے کیا فائل کا سائز بڑھا دیں)۔ تقریبا 30 منٹ کی مدت میں ترمیم کرنا بھی دستاویز کے سائز کو قابل تحسین نہیں بنائے ، چاہے "پس منظر کو بچانے کی اجازت دیں" جاری ہے یا بند ہے۔ دستاویز کو کتنی جلدی محفوظ کیا گیا ، اس میں سے کسی کو بھی تبدیل نہیں کیا گیا۔

مختصر یہ کہ یہ آپ پر منحصر ہے۔ اگر اسے آف کرنے سے آپ کی فائل کا سائز کم نہیں ہوتا ہے تو پھر اسے جاری رکھیں ، کیوں کہ ورڈ آپ کے دستاویزات کو خود بخود بچانے کے لئے جو بھی کام کرتا ہے وہ اچھی بات ہے۔

RTF میں تبدیل کریں اور پھر DOCX میں واپس جائیں

آر ٹی ایف کا مطلب رچ ٹیکسٹ فارمیٹ ہے ، اور یہ دستاویزات کا کھلا معیار ہے جو سادہ متن سے کہیں زیادہ فارمیٹنگ فراہم کرتا ہے ، لیکن DOCX کی تمام گھنٹیاں اور سیٹیوں کو نہیں۔ کسی DOCX کو RTF میں تبدیل کرنے کا خیال یہ ہے کہ یہ تمام اضافی فارمیٹنگ اور کسی بھی پوشیدہ ڈیٹا کو ختم کردیتا ہے تاکہ جب آپ اپنے RTF کو DOCX فائل کی حیثیت سے واپس بچائیں تو فائل کا سائز چھوٹا ہوگا۔

ہمارے 20 صفحے ، 721 KB ٹیسٹ دستاویز کو RTF میں تبدیل کرنے سے فائل کا سائز 19.5 MB ہو گیا (لہذا اگر آپ کو ایک چھوٹی فائل چاہئے تو RTF استعمال نہ کریں)۔ اسے DOCX میں تبدیل کرنے کے نتیجے میں ایک ایسی فائل کا نتیجہ نکلا جو 714 KB ہے۔ یہ ایک 7 KB کی بچت ہے - 1٪ سے بھی کم — اور کیونکہ RTF کچھ آسان ٹیبل فارمیٹنگ کو ہم استعمال نہیں کرسکتا تھا ، ہمیں دوبارہ فارمیٹ کرنا پڑا… .جس نے سائز کو 721 KB تک پہنچایا۔

ایسا لگتا ہے کہ ایسا نہیں ہوتا ہے کہ اس سے آپ کی دستاویز کو بہت سارے فوائد حاصل ہوں گے ، خاص طور پر جب جدید DOCX میں اتنی فارمیٹنگ کی اہلیت موجود ہے کہ RTF نہیں سنبھال سکتا ہے۔

HTML میں تبدیل کریں اور پھر DOCX میں واپس جائیں

یہ وہی خیال ہے جو آر ٹی ایف میں تبدیل کرنا ہے ، سوائے اس کے کہ ایچ ٹی ایم ایل ویب فارمیٹ ہے۔ ہمارے تبادلوں کے ٹیسٹ نے آر ٹی ایف کے استعمال سے تقریبا ident مماثل نتائج ظاہر کیے ہیں۔

ہم نے اسے اپنی 721 KB DOCX فائل پر آزمایا ، اور اس نے اسے 383 KB HTML فائل میں تبدیل کردیا۔ اسے DOCX میں تبدیل کرنے کے نتیجے میں 714 KB فائل کی شکل دی گئی۔ یہ 1٪ کی بچت ہے ، لیکن اس نے فارمیٹنگ میں خلط ملط کیا ، خاص کر ہیڈر ، اور ان کو دوبارہ کرنا پڑے گا۔

دستاویز کو ان زپ کریں اور اس کو کمپریس کریں

ایک DOCX دستاویز ایک کمپریسڈ فائل ہے ، جیسے آرکائیو کی طرح آپ 7-Xip یا WinRar کے ذریعہ بناتے ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ اسے ان میں سے کسی ایک ٹول سے کھول سکتے ہیں اور تمام مشمولات دیکھ سکتے ہیں۔ ایک نوک جو آپ دیکھ سکتے ہیں وہ یہ ہے کہ آپ اپنے DOCX سے تمام فائلیں نکالیں ، انہیں کسی سکیڑ شدہ آرکائو میں شامل کریں ، اور پھر اس آرکائیو کا نام DOCX فائل توسیع میں رکھیں۔ ارے پیسٹو ، آپ کو ورڈ کی ایک دستاویز مل گئی ہے جو سکیڑ دی گئی ہے! نظریہ طور پر ، یہ قابل فہم ہے لیکن 7-زپ اور ونار اور مختلف محفوظ شدہ دستاویزات دونوں شکلوں کا استعمال کرتے ہوئے ہمیں یہ معلوم ہوا ہے کہ جب بھی ہم نے تشکیل دیا ہے .docx فائل کھولنے کی کوشش کی ، ورڈ نے ہمیں بتایا کہ فائل خراب ہوگئی ہے۔

اس خیال میں کچھ خوبی ہوسکتی ہے — ہماری 721 KB فائل صرف 72 KB کے طور پر ختم ہوگئی — لیکن ہم اس کی تجاویز اس وقت تک نہیں دیں گے جب تک کہ آپ کوشش کرنے اور اسے کام کرنے کے ل with اس کے ساتھ کھیلنے میں زیادہ وقت خرچ نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ نیز ، بچت محض اس وجہ سے ہوسکتی ہے کہ کمپریشن کے عمل نے ایسی کوئی چیز ہٹا یا سکیڑ دی ہے جو ورڈ کو دستاویزات کو کھولنے سے روکتا ہے ، لیکن ہمیں یقین نہیں ہے۔

عام طور پر تجویز کردہ نکات جو ممکنہ طور پر کوئی فرق نہیں کریں گے

انٹرنیٹ کے گرد تیرتے ہوئے کچھ تجاویز ہیں آواز سمجھدار لیکن اس کا زیادہ اثر نہیں پڑے گا۔ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ انہیں آزمائیں نہیں ، صرف اس لئے کہ آپ کو اپنی دستاویز کے سائز پر زیادہ اثر کی توقع نہیں کرنی چاہئے۔

دستاویز کے سابقہ ​​ورژن ہٹا دیں

ورڈ آپ کی دستاویز کے پچھلے ورژن پر کام کرتا ہے۔ یہ آٹوسیف فعالیت ہے ، اور کچھ لوگ فائل> انفارمیشن> دستاویز کا نظم کریں اور پرانے ورژن کو ختم کرکے ان کو حذف کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔

تاہم ، ایسا کرنے کا کوئی فائدہ نہیں ہے کیونکہ وہ پرانے ورژن آپ کے ورڈ دستاویز میں نہیں ، ونڈوز فائل سسٹم میں محفوظ ہیں۔ ان کو حذف کرنا آپ کی دستاویز کو چھوٹا نہیں بنائے گا۔ اگر آپ دستاویز کے اندر سے کسی بھی پچھلی ورژن کی معلومات کو ختم کرنا چاہتے ہیں تو ، یا تو مواد کو بالکل نئے دستاویز میں کاپی کریں یا ایک فائل> سیونگ ایسٹ کریں جیسے کسی نئی دستاویز کو محفوظ کریں ، جیسا کہ ہم نے پہلے تجویز کیا تھا۔

صرف متن کو پیسٹ کریں ، شکل نہیں

جب آپ اپنے موجودہ دستاویز میں ایک دستاویز سے کاپی اور پیسٹ کرنا چاہتے ہیں تو ، آپ پیسٹ کے مختلف اختیارات استعمال کرسکتے ہیں۔

اگر آپ "پیسٹ کریں" بٹن (یا Ctrl + V دبائیں) پر کلک کرتے ہیں تو پہلے سے طے شدہ آپشن استعمال ہوتا ہے "ماخذ کی شکل بندی رکھیں"۔ اس میں غیر ڈیفالٹ فونٹس اور فارمیٹنگ جیسے بولڈ ، اٹالکس وغیرہ کی کاپی ہوجاتی ہے۔ لیکن اگر آپ اس کے بجائے "صرف متن کو برقرار رکھیں" کے اختیار پر کلک کریں تو ، اس سے - یا نظریہ جاتا ہے - فارمیٹنگ کو ہٹا کر فائل کے سائز کو کم کردے گا۔

ہم نے یہ 20 صفحات کی دستاویز کے ساتھ آزمایا ہے جس میں ہر صفحے پر متن پر مختلف فارمیٹنگ کا اطلاق ہوتا ہے ، اور سائز میں اوسط کا فرق صرف 2 KB فی صفحہ سے کم تھا۔ یہ شاید اگر آپ کو 250+ صفحات کی دستاویز مل گئی ہے تو اس میں اہم بات ہو گی ، جہاں اس کی کل تعداد تقریبا 0.5 0.5 MB تک ہوگی ، لیکن کیا آپ واقعی میں 250 صفحات پر مشتمل ورڈ دستاویز بنا رہے ہیں جس میں کوئی فارمیٹنگ نہیں ہے؟ شاید نہیں ، کیوں کہ یہ زیادہ تر پڑھنے کے قابل نہیں ہوگا ، لہذا جب آپ فارمیٹنگ کو واپس شامل کریں گے تو آپ اپنی بچت سے محروم ہوجائیں گے۔

اس طریقہ کار سے ہونے والے کسی بھی فوائد کو شاید ہم نے اوپر دیئے گئے اشارے سے کہا ہے - پچھلے ورژن ، پرانی ترمیم کی تبدیلیوں اور اسی طرح کو ختم کرنے کے لئے پوری دستاویز کو ایک نئی دستاویز میں کاپی اور پیسٹ کریں

صفحے کا سائز تبدیل کریں

ورڈ آپ کو صفحہ حجم کو لے آؤٹ> سائز میں جاکر اور پہلے سے طے شدہ "خط" سائز سے تبدیل کرکے آپ کے صفحے کا سائز تبدیل کرنے کا اختیار فراہم کرتا ہے۔ اس کے بارے میں تیرتے ہوئے نکات ہیں کہ اگر آپ ایک چھوٹا ، لیکن اسی طرح کے سائز کا انتخاب کرتے ہیں تو جیسے "A4" دوسرے قارئین کو نوٹس نہیں ہوگا ، اور آپ کو ایک چھوٹی سی سائز کی بچت ہوگی۔

ہم نے 20 صفحات پر مشتمل اس دستاویز کی مدد سے "خط" جس کا سائز 721 KB تھا۔ ہم نے سائز کو "A4" ، "A5 ،" (جو "A4" کا نصف سائز ہے) اور "B5" میں تبدیل کردیا اور ہر دفعہ ہماری دستاویز مستحکم رہی۔ دوسرے لفظوں میں ، اس سے فائل کے سائز میں قطعا. کوئی فرق نہیں پڑا۔

لسانیاتی ڈیٹا کو سرایت کرنا بند کریں

فائل> آپشنز> ایڈوانسڈ کے نام سے "ایمبیڈڈ لسانیاتی اعداد و شمار" میں ایک ترتیب موجود ہے ، اور آپ کو مختلف مقامات پر ایسے نکات نظر آئیں گے جو آپ کو آف کرنے کو کہتے ہیں۔ سطح پر ، یہ مناسب لگتا ہے - کیا اضافی لسانی اعداد و شمار کسی دستاویز کے سائز میں اضافہ نہیں کریں گے؟

مختصر یہ کہ اگر آپ جدید ڈوکس فائل استعمال کررہے ہیں تو اس کا جواب نہیں ہے۔ لفظ پردے کے پیچھے لسانی اعداد و شمار کو سنبھالتا ہے ، اور اس میں دستاویز میں کوئی جگہ نہیں لی جاتی ہے۔

اس آپشن کو آف کرنے سے پرانی ڈوڈ فائلوں میں تھوڑا سا فرق پڑ سکتا ہے ، لیکن اس کے بعد بھی اگر آپ نے لکھاوٹ کا آلہ استعمال کیا ہے اور ورڈ میں کچھ "ہینڈ رائٹنگ کی شناخت کی اصلاح کی معلومات" موجود ہے۔ بصورت دیگر ، اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔

آپ کی ورڈ فائلوں کو سائز میں کم کرنے کی ہماری یہ کافی جامع فہرست ہے ، لیکن ہم ہمیشہ نئے طریقوں کی تلاش میں ہیں کہ (یا ڈیبک) کریں۔ تب اگر آپ کو کوئی ایسی تکنیک معلوم ہوتی ہے جس سے ہم نے کھو دیا ہے تو تبصرے میں اس کو دور کردیں ، اور ہم اسے چیک کریں گے!